Técnica Pomodoro – Método Pomodoro de Estudos e Produtividade
Assista ao vídeo do canal SaberVocê no YouTube para entender tudo sobre a Técnica Pomodoro e o que está por de trás deste incrível método de estudos e produtividade.
Tabela de Conteúdo:
- Sobre a Técnica Pomodoro
- Para quem a Técnica Pomodoro é recomendada?
- Histórico da Técnica Pomodoro
- O que é um Pomodoro Tradicional?
- Como aplicar a técnica Pomodoro?
- 6 objetivos propostos e descritos por Cirillo
- Link para quem tiver interesse em adquirir o livro “A Técnica Pomodoro” por Francesco Cirillo
Sobre a Técnica Pomodoro
O que é a Técnica Pomodoro? O método Pomodoro realmente funciona para o aprimoramento do seu foco, para aumentar a sua produtividade, para melhorar a sua organização diária, entender como você trabalha e te ajudar a atingir os seus objetivos?
A resposta é sim! E além de tudo isso, ela ainda auxilia a combater a procrastinação.
A Técnica Pomodoro é uma técnica simples e fácil de usar, além de ser extremamente eficiente!
Para quem a Técnica Pomodoro é recomendada?
Principalmente para pessoas que:
– Não conseguem ter foco e se concentrar na tarefa em que está fazendo;
– Tem dificuldades em reter em sua memória o que estuda;
– Se você é daquelas pessoas que procrastina tudo o que é importante em sua vida, ou seja, deixa para depois o que deve ser feito agora, e com isso vive ansioso e frustrado
– Se você tem dificuldade de organizar o seu dia e de realizar, concluir as tarefas mais importantes
– Se você não consegue ter constância no trabalho e com isso atingir os objetivos desejados
– Se você chega ao final do dia esgotado porque não parou nem um minuto e ainda assim tem a impressão de não ter terminado nada concreto.
Histórico da Técnica Pomodoro
A Técnica Pomodoro foi criada em 1987 por Francesco Cirillo, e aprimorada por ele durante os anos 90.
O nome da técnica – Pomodoro – que significa Tomate em Italiano – se dá pelo fato de que Cirillo utilizava um cronômetro de cozinha com a forma de um Tomate.
Além do princípio básico da técnica, Cirillo criou 6 objetivos a serem atingidos de forma gradual e em ordem sequencial. Ele diz que os objetivos da técnica devem ser dominados aos poucos.
Porém, para você notar os benefícios da Técnica Pomodoro você não precisa ter atingido os 6 objetivos, explica Francesco Cirillo.
A coisa fundamental que você irá precisar é de um cronômetro.
O que é um Pomodoro Tradicional?
– 1 Pomodoro significa 25 minutos focado na tarefa seguidos de 5 minutos de descanso.
– Após 4 Pomodoros você tem um tempo maior de descanso – entre 15 e 30 minutos.
Como aplicar a técnica Pomodoro?
- Escolha uma tarefa
- Ajuste o seu cronômetro para 25 minutos e trabalhe nesta tarefa até o alarme tocar.
- Depois Ajuste o cronômetro para 5 minutos e faça uma pequena pausa.
- Quando o alarme tocar, recomece mais um Pomodoro, ou seja, mais 25 minutos de trabalho focado.
- Após 4 Pomodoros, faça uma pausa maior – entre 15 e 30 minutos.
Algumas considerações muito importantes:
- Evite todas as distrações durante os 25 minutos de trabalho. Durante esse tempo, tenha a sua atenção focada exclusivamente no trabalho em que estiver realizando.
- Se organize antes de começar para não ter que interromper.
- Terceira consideração: As pausas são fundamentais para que o nosso cérebro processe e armazene as informações.
- Você deve definir qual é o melhor tempo para os seus Pomodoros, para as suas pausas menores e maiores, e depois de quantos Pomodoros você deve realizar as pausas maiores. Os tempos mencionados aqui são o que as pesquisas mostram serem os mais eficazes de maneira geral. Lembre-se de que as pausas são para que você não chegue à exaustão, então caso decida modificar os tempos dos Pomodoros, faça de maneira correta respeitando os seus limites.
Veja quais são os 6 objetivos propostos e descritos por Cirillo em seu livro, incluindo como organizar as tarefas e programar o seu dia a dia.
O que será necessário para colocar os 6 Objetivos da Técnica Pomodoro em prática:
- Cronômetro
- Uma Planilha de Tarefas do Dia que deverá ser preenchida pela manhã ou na noite anterior. Ela deverá conter os seguintes campos:
- Data
- Uma lista das tarefas do dia, em ordem de prioridade
- Uma coluna chamada “Não planejadas & urgentes”. Qualquer atividade inesperada que precise ser resolvida durante o dia deve ser escrita neste campo assim que surgir. Essas atividades podem modificar o planejamento do dia.
- Uma Planilha de “Inventário de Atividades” onde todas as atividades, as tarefas são anotadas conforme surgem. No final do dia, riscam-se as que foram concluídas.
- Uma Planilha de “Registro”. Nesta planilha deverá conter os campos necessários para a obtenção dos dados que sejam mais relevantes para que você possa desenvolver relatórios e análises pertinentes para você. Deverá incluir data, descrição da atividade, números de Pomodoros que foram necessários para a conclusão da atividade. Poderá incluir uma coluna para ideias de aprimoramento ou para problemas que podem ter surgido.
A planilha de “Registro”deve ser atualizada pelo menos uma vez por dia, normalmente ao final do dia.
Agora vamos aos 6 objetivos.
Objetivo I: Descubra quanto esforço uma atividade exige
No começo de cada dia, escolha no inventário de atividades as tarefas que quer realizar e escreva-as na planilha de “Tarefas do Dia”. Comece o primeiro Pomodoro. Regra: um Pomodoro é indivisível. Se um Pomodoro é interrompido, perde a sua validade, então é necessário recomeça-lo. Cirillo diz em seu livro: “Se um Pomodoro começar, o timer terá que tocar.”
Quando o alarme tocar, marque um “X” na coluna ao lado da descrição da tarefa. Isso significa Um Pomodoro concluído. Faça isso para todos os Pomodoros que concluir.
Quando concluir uma tarefa, risque-a na lista de “Tarefas do Dia”.
Passe para a próxima tarefa. Repita este processo.
Faça o registro
No final de cada dia transfira da lista “Tarefas do Dia”, para a planilha de “Registros”, os Pomodoros e tarefas que foram concluídas. Exclua as tarefas finalizadas da “Planilha de Inventário de Atividades”. Usar um arquivo digital poderá ser mais eficiente.
Os dados que você incluirá na planilha de “Registros”, dependerá do que você quer observar e entender. Por exemplo, poderá ser o número de Pomodoros necessários para a execução de cada tarefa. Isso irá te mostrar o esforço empregado para completar cada atividade. Você poderá incluir um campo “Observações”, onde poderá anotar problemas que podem ter surgido ou ideias para melhorar o desempenho de determinada tarefa. Fazer anotações é uma ótima maneira de te ajudar a aprimorar a sua produtividade.
Objetivo II: Diminua as interrupções
Cirillo diz que “25 minutos nos parecem ser curtos o suficiente para não deixarmos ser interrompidos. Porém, quando começamos a usar a técnica Pomodoro vemos que as interrupções são mais comuns do que imaginávamos.”
No objetivo II, Cirillo propõe o seguinte para administrarmos as interrupções internas:
- Torne essas interrupções bem evidentes. Cada vez que você sentir que uma interrupção irá acontecer, ou seja, um pensamento veio à sua cabeça, coloque um apóstrofo (’) na planilha de “Tarefas do Dia”, ao lado da atividade em curso.
- Decida o que fazer. Você pode escolher entre:
- escrever a nova atividade na seção “Não planejadas & urgentes” da planilha de Tarefas do Dia, se considerar que ela é importante e que não pode ficar para depois;
- anotar a atividade no “Inventário de Atividades” com um “N” ao lado (não planejada); acrescente um prazo, se achar necessário;
Volte à sua determinação de chegar ao fim do Pomodoro atual. Depois de anotar o apóstrofo e escrever a nova atividade, continue trabalhando na tarefa até o alarme tocar. (Lembre-se: Se um Pomodoro começar, o timer terá que tocar.)
Essas anotações deverão ser rápidas, levar apenas alguns segundos.
Devemos aceitar que pensamentos e necessidades irão surgir e não devem ser ignoradas. Porém, podemos e devemos ter o controle sobre essas novas atividades. Caso seja possível, ou seja, não seja extremamente urgente, devemos agendá-las para o momento futuro que seja mais adequado para nós.
Segundo Cirillo, muitas vezes ao final do dia percebemos que essas novas atividades marcadas como urgentes tomaram o seguinte rumo:
1) Passam da Planilha de “tarefas do dia” para o Inventário de atividades, pois você percebe que a tarefa não é tão urgente;
2) Foram executadas durante os intervalos mais longos.
3) Foram deletadas, pois percebemos que elas não são mais importantes.
Muitas vezes o que achamos ser urgente em um momento, passa a não ser urgente no futuro. Lembre-se que nós estamos em constante mudança.
As tarefas de fato urgentes estarão sempre em destaque na planilha Tarefas do Dia.
O importante e principal objetivo da técnica é não interromper o Pomodoro atual. Então, segundo Cirillo, caso uma tarefa urgente surja, as possibilidades que devem ser consideradas são:
“- Executá-las durante o próximo pomodoro (mas ainda medidas por um pomodoro) no lugar de outras atividades.
– Reagendá-las para mais tarde, no lugar de outras atividades.
– Transferi-las de pomodoro para pomodoro até o final do dia. Aos poucos, aprendemos a identificar o que é realmente urgente.”
Quando atividades não planejadas e urgentes são feitas durante o dia, precisamos anotar os Pomodoros no espaço ao lado dessa atividade. Para mais detalhes, checar a figura 16 do livro “A Técnica Pomodoro” por Francesco Cirillo.
Se você precisou interromper um Pomodoro, ou porque surgiu algo realmente urgente ou porque você cedeu a alguma tentação, você deverá tornar esse pomodoro inválido, mesmo se o alarme estiver prestes a tocar. (Regra: um pomodoro é indivisível.)
Marque um apóstrofo no registro dos pomodoros para monitorar o que foi interrompido. Você não pode marcar com um “X” o pomodoro não finalizado (cujo alarme não tocou).
Faça uma pausa de 5 minutos e comece um novo Pomodoro.
As Interrupções Externas
Para minimizar as interrupções externas devemos silenciar todas as notificações de mídias sociais, notificações de e-mails, mensagens de WhatsApp etc.; os telefonemas podem ser encaminhados para as secretárias eletrônicas; se um colega se aproximar, você pode dizer educadamente que está ocupado e não pode ser interrompido.
Verdadeiras emergências, aquelas que precisam ser resolvidas imediatamente, são muito raras. Normalmente é possível adiarmos 25 minutos ou até mesmo duas horas (ou seja, quatro pomodoros) para praticamente todas as tarefas que em geral são consideradas urgentes. Normalmente, esse adiamento não atrapalha a pessoa que procurou você, mas oferece ao seu cérebro a enorme vantagem de trabalhar de maneira eficiente, conseguindo concluir as atividades que foram propostas.
Em termos operacionais, administrar as interrupções externas é como administrar as internas. Como já vimos anteriormente:
1) Deixe essas interrupções bem evidentes. Cada vez que alguém ou algo tentar interromper um pomodoro, coloque um travessão (—) na planilha de “Tarefas do Dia”, ao lado da atividade em que está fazendo.
2) Decida o que fazer. Você pode escolher entre:
- a) Anotar na planilha de Tarefas do Dia, no campo “Não planejadas & urgentes”, acrescentando o prazo prometido entre parênteses na margem esquerda se a nova atividade tiver que ser feita naquele dia.
- b) Anotar no Inventário de Atividades, marcando a tarefa com um “N” (não planejada); acrescente um prazo entre parênteses, se necessário.
Depois renove sua determinação de terminar o pomodoro. Assim que tiver anotado o travessão, continue a trabalhar na tarefa até o alarme tocar.”
Dessa forma, além de saber quais foram as interrupções externas diárias, você se lembrará do compromisso que assumiu sem precisar interromper o pomodoro.
Caso interrompa o pomodoro, torne este Pomodoro inválido. Coloque um travessão onde você marca os seus Pomodoros para monitorar os que foram interrompidos. Anote a descrição e o prazo da atividade no campo “Não planejadas & Urgentes”. Inicie o primeiro Pomodoro para a atividade urgente.
No seu planejamento diário, você poderá deixar um ou mais Pomodoros dedicados para lidar com as interrupções que ocorrerão durante o dia.
Na hora de passar as atividades concluídas do dia para a planilha de Registros, você poderá incluir o número total de interrupções internas e externas para analisá-las e tentar minimizá-las ao longo do tempo. Você também poderá incluir as informações “Não planejadas” letra N.
Assim conseguirá entender quais e quantas tarefas, que surgiram ao longo do dia, foram executadas. Quanto maior o número de atividades não planejadas, maior o erro qualitativo no seu planejamento inicial.
Objetivo III – Estime o esforço exigido pelas atividades
Segundo Cirillo, depois que você estiver dominado a técnica Pomodoro e alcançado os objetivos I e II, você pode começar a trabalhar nas estimativas qualitativas. A meta é conseguir prever quanto esforço, ou seja, quantos pomodoros determinada tarefa irá exigir.
No começo de cada dia, estime quantos pomodoros serão necessários para realizar cada tarefa do seu Inventário de Atividades. Anote o número estimado de pomodoros na linha correspondente. Para mais detalhes, checar a figura 19 do livro “A Técnica Pomodoro” por Francesco Cirillo.
Cirillo diz: “Lembre-se de que não existe meio Pomodoro.”
“Regra: se uma atividade demorar entre cinco e sete pomodoros ou mais, divida-a. Se fizer isso, não apenas as atividades se tornarão menos complexas, mas a sua estimativa será mais precisa.” Excerto: Francesco Cirillo. “A Técnica Pomodoro.” Pag. 53-54
Tarefas em que a estimativa for menor do que uma Pomodoro, devem ser somadas a outras tarefas, se possível, tarefas semelhantes.
Regra: se uma atividade leva menos que um pomodoro, adicione outras.
Neste caso, você poderá:
1) Encontrar e reunir as tarefas similares no Inventário de Atividades até que elas somem um pomodoro de esforço. Para mais detalhes, checar a figura 20 do livro “A Técnica Pomodoro” por Francesco Cirillo.
2) Deixar a atividade sem uma estimativa e indicar que vai juntá-la a outra atividade quando preencher a planilha de Tarefas do Dia.
Excerto: Francesco Cirillo. “A Técnica Pomodoro.” Pag. 53-54
Lembre-se de que uma das funções do Inventário de Atividades é facilitar a escolha das Tarefas do Dia.
Depois de estimar o número de Pomodoros necessários para cada atividade, você poderá agrupar uma série de tarefas que não excedem o número de Pomodoros disponíveis em um dia. Primeiramente escreva o número de Pomodoros disponíveis no dia. Depois escreva as atividades com os respectivos Pomodoros estimados. Esta será a planilha de Tarefas do Dia. Para mais detalhes, checar a figura 21 do livro “A Técnica Pomodoro” por Francesco Cirillo.
Então, ajuste o cronômetro e inicie a primeira atividade da sua lista. Toda vez que o alarme tocar, faça um “X” em um quadrado. (Figura 22).
Se você concluir a tarefa no número exato de pomodoros previsto, risque-a Para mais detalhes, checar a figura 23 do livro “A Técnica Pomodoro” por Francesco Cirillo.
Se você concluir a tarefa em menos pomodoros do que previu (erro de superestimar), risque-a também. (Figura 24 em “A Técnica Pomodoro” por Francesco Cirillo.)
Se você usou todos os pomodoros previstos e precisou de mais para terminar a tarefa na qual está trabalhando (erro de subestimar), você poderá:
- Continue e marque os próximos pomodoros sem levar em conta novas estimativas. (Figura 25 em “A Técnica Pomodoro” por Francesco Cirillo.)
- Faça uma nova estimativa de pomodoros e anote à direita do último pomodoro previsto. Utilize um formato ou cor diferente para que você possa entender as suas estimativas. Você poderá precisar ajustar a sua estimativa uma segunda ou terceira vez. (Figuras 26 e 27 em “A Técnica Pomodoro” por Francesco Cirillo.)
Na Planilha de “Registro” você poderá querer anotar esses novos dados. Por exemplo:
- Medir a precisão das estimativas analisando a diferença entre o número de pomodoros estimados e o número real (erro de estimativa) para cada atividade.
- Mostrar em que momentos foram necessárias mais estimativas (duas ou três no total).
(Figura 28 e 29 em “A Técnica Pomodoro” por Francesco Cirillo.)
Lembre-se: sempre registre as atividades da maneira mais simples possível.
Nem sempre é possível estimar a duração de uma tarefa.
Objetivo IV – Torne o Pomodoro mais eficiente
Cirillo explica que após ter dominado a base da técnica Pomodoro e os objetivos 1, 2 e 3, você poderá avançar para o objetivo IV.
O primeiro avanço está relacionado com a estrutura de um Pomodoro.
Use os primeiros 3 a 5 minutos de cada pomodoro para revisar brevemente o que você aprendeu desde o começo da atividade que está trabalhando (não apenas no último pomodoro) e procure memorizar essas informações. Da mesma maneira, utilize os últimos 3 a 5 minutos de um pomodoro para rever rapidamente o que você fez até então. Isso não altera a duração de 25 minutos de cada Pomodoro.
O segundo avanço está relacionado com o grupo de quatro Pomodoros.
O primeiro pomodoro, ou parte desse primeiro Pomodoro, de um grupo de quatro pomodoros, pode ser usado para revisar o que foi feito até então. Da mesma forma, o último pomodoro do grupo, ou parte dele, pode ser utilizado para rever o que foi realizado até então.
Segundo Francesco Cirillo as “Atividades de repetição e de revisão são mais eficientes se você as realiza em voz alta ou conversando com um colega ou membro da sua equipe.”
As repetições e revisões contínuas, ajudam no processo de aprendizagem e memória de longo prazo.
Objetivo V – Crie um Cronograma
Segundo Francesco Cirillo: “Um cronograma determina um limite. Limites (quando compreendemos que são realmente invioláveis) nos ajudam a agir com consistência e entregar o que é preciso.”
Cronogramas nos ajudam a entender qual é o nosso tempo de trabalho e qual é o nosso tempo livre.
Cirillo também diz que “Momentos de lazer são o combustível da nossa mente. Sem eles, a criatividade, o interesse e a curiosidade se perdem, e abusamos de nós mesmos até nossa energia se esgotar.”
O cronograma mede o que conseguimos fazer, e nos permite planejar e entender a nossa agenda diária.
Tente montar um cronograma que seja viável e sustentável a longo prazo. Faça ajustes sempre que necessário. Aprenda a respeitar o seu cronograma. Não esqueça de incluir Pomodoros que deverão ser dedicados para o planejamento do seu dia e também para que você possa rever e analisar o seu cronograma.
Caso você prefira, e dependendo da tarefa e do dia, você poderá preferir fazer as pausas mais longas (de 15 a 30 minutos) após um grupo menor (de três Pomodoros por exemplo) ou então após um grupo maior (de cinco Pomodoros por exemplo). Veja o que funciona melhor para você, caso a caso.
Objetivo VI – DEFINA SEU OBJETIVO PESSOAL DE APRIMORAMENTO
Defina o que você quer aprimorar. Por meio de monitoramento e registro das atividades criamos relatórios muito úteis que podem e devem ser analisados por nós para que possamos aprimorar tudo aquilo que desejamos. Nos relatórios citados anteriormente mencionamos o registro de quantos Pomodoros cada tarefa leva para ser cumprida, e também dados sobre as nossas estimativas. Seja criativo e inclua as métricas que forem importantes para você. Através do registro e da análise de dados podemos visualizar o que ser melhorado e como fazer para melhorar.
Abaixo eu deixarei um link para quem tiver interesse em adquirir o livro “A Técnica Pomodoro” por Francesco Cirillo.
Referências bibliográficas:
CIRILLO, F. A Técnica Pomodoro. Rio de Janeiro: Sextante. 8 julho 2019